CRM Conversacional para WhatsApp e Instagram

¿Perdés leads por no responder a tiempo en WhatsApp o Instagram? Hasta el 50% de los contactos se pierden por demoras. Aurelia soluciona este problema centralizando mensajes, automatizando respuestas y organizando leads en un solo lugar. Empresas como Nobis Salud redujeron sus tiempos de respuesta de 4 horas a 15 minutos y aumentaron ventas un 45% en 90 días.

¿Qué hace Aurelia?

• Centraliza conversaciones de WhatsApp e Instagram en un único panel.
• Responde automáticamente con IA, califica y organiza leads al instante.
• Permite integrar cuentas de WhatsApp Business (estándar o API) e Instagram Business fácilmente.
• Automatiza seguimientos y resúmenes de chats para ahorrar tiempo.
• Proporciona métricas claras de tiempos de respuesta y tasas de conversión.

Resultados clave:

• Respuestas 94% más rápidas.
• Resolución automática de hasta el 66% de consultas.
• Más ventas y menos caos operativo.

¿Cómo empezar? Configurá WhatsApp e Instagram Business, conectá tus cuentas en Aurelia y dejá que la IA haga el trabajo inicial. Tu equipo se enfocará en cerrar ventas mientras Aurelia optimiza procesos.

Preparándote para la Integración

Antes de conectar Aurelia, es importante seguir algunos pasos clave para evitar problemas y garantizar que todo funcione sin inconvenientes.

Configurando WhatsApp Business API y Cuentas de Instagram Business

Aurelia te ofrece dos formas de conectar WhatsApp. Podés optar por una cuenta estándar (o WhatsApp Business) escaneando un código QR, como lo harías con WhatsApp Web, o usar la WhatsApp Business API si necesitás más capacidad y funciones avanzadas. La primera opción es rápida y sencilla, ideal si querés empezar de inmediato. Solo necesitás tu celular a mano para autorizar el acceso mediante biometría o PIN.

En el caso de Instagram, es fundamental que tu cuenta sea del tipo Business y esté vinculada a una página de Facebook. Este paso es gratuito y podés configurarlo en menos de cinco minutos.

Cuando conectás WhatsApp, Aurelia sincroniza automáticamente las conversaciones de los últimos 10 días aproximadamente. Esto garantiza que no pierdas el historial reciente de mensajes y puedas continuar las interacciones sin interrupciones.

Con estos canales listos, el próximo paso es preparar tu base de datos para aprovechar al máximo las capacidades de Aurelia.

Organizando tus Datos en Aurelia

Es hora de preparar tu base de conocimiento. Aurelia utiliza la información de tu sitio web para entrenar su inteligencia artificial, por lo que es esencial que los detalles sobre tus productos, servicios y preguntas frecuentes estén actualizados. Cuanto más claro y completo sea el contenido de tu página, mejor podrá la IA calificar y gestionar tus leads desde el primer contacto.

Además, organizá a tu equipo dentro de Aurelia. Definí quiénes serán los responsables de atender las conversaciones y decidí si querés distribuirlas automáticamente entre todos o asignarlas a una persona específica. Si dejás el campo "Dueño" vacío, las conversaciones se asignarán automáticamente a todo el equipo, evitando atrasos y asegurando que ningún contacto quede sin respuesta.

Finalmente, estructurá tu embudo de ventas con etapas bien definidas, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta. Esto te permitirá visualizar en qué punto se encuentra cada lead y facilitará su seguimiento. Siguiendo estos pasos, Aurelia podrá calificar y distribuir leads de manera eficiente, optimizando tus procesos de ventas.

sbb-itb-3a47d7c

Cómo Conectar Aurelia con WhatsApp

Conectar Aurelia con WhatsApp es sencillo y rápido. En solo 3 minutos, sin complicaciones técnicas, podés empezar a gestionar tus leads con la ayuda de inteligencia artificial. Funciona como WhatsApp Web, pero con el plus de automatizar la gestión de conversaciones.

Solicitando Acceso a WhatsApp Business API

Aurelia ofrece dos formas de conexión según lo que necesites.

• Cuenta estándar de WhatsApp Business: Se activa escaneando un código QR. Es ideal para equipos que están arrancando o manejan un volumen moderado de mensajes.
• WhatsApp Business API oficial: Perfecta si necesitás mayor capacidad de mensajería, varios usuarios gestionando el mismo número o funciones avanzadas. Para usar esta opción, tu empresa debe estar verificada en Meta Business Suite y contar con un sitio web funcional. Aurelia utiliza esta información para entrenar automáticamente a tu agente de IA.

Una vez que tengas claro qué opción es mejor para vos, podés vincular tus números directamente desde el panel de Aurelia.

Configurando Números de WhatsApp en Aurelia

Con tu cuenta de WhatsApp Business lista, el siguiente paso es súper directo. Entrá a tu panel de Aurelia, seleccioná la opción para conectar WhatsApp y escaneá el código QR que aparece. Esto autoriza la conexión y, una vez activada, todas las conversaciones entrantes se integran automáticamente en el Panel de Conversaciones en tiempo real.

Desde este panel, podés monitorear cómo la IA interactúa con tus leads. Además, si en algún momento querés intervenir directamente en una conversación, podés hacerlo con un solo clic. Este equilibrio entre automatización y atención personalizada es clave, especialmente para atender leads importantes que requieren un trato más directo.

Cómo Conectar Aurelia con Instagram

Integrar Instagram con Aurelia te permite gestionar todas las conversaciones en un solo lugar, con una IA que responde, organiza y califica automáticamente. Con esto en mente, acá te explicamos cómo vincular tu cuenta de Instagram Business a Aurelia.

Vinculando Cuentas de Instagram Business

Para conectar Instagram con Aurelia, es necesario que tu cuenta esté configurada como Instagram Business. Las cuentas personales no son compatibles con esta integración. Una vez que tengas tu cuenta en el formato adecuado, seguí estos pasos:

1. Ingresá al panel de Aurelia y dirigite a la sección "Configuración".
2. Seleccioná "Canales" y hacé clic en "Agregar".
3. Elegí la opción de Instagram y seguí las instrucciones para autorizar la conexión.
4. Asigná la cuenta a un equipo específico dentro de Aurelia para que los mensajes se distribuyan correctamente entre tus vendedores.

Cuando completes la conexión, Aurelia sincronizará las conversaciones recientes para que puedas continuar cualquier interacción previa sin interrupciones. Además, deberás proporcionar la URL de tu sitio web. Aurelia analizará tu página, extraerá información clave y creará un agente personalizado para tu negocio. Esto significa que la IA ya tendrá conocimiento de tus productos, servicios y precios antes de responder cualquier mensaje.

Con la cuenta conectada, el siguiente paso es configurar flujos automatizados para optimizar la gestión de los mensajes.

Configurando Flujos Automatizados para Mensajes Directos de Instagram

Una vez vinculada tu cuenta, podés personalizar cómo querés que la IA maneje los mensajes directos. Aurelia te ofrece varias opciones, como calificar leads, responder preguntas frecuentes o gestionar consultas post-venta. Por ejemplo, si tenés un negocio de indumentaria, podés programar a la IA para que pregunte automáticamente por talle, color deseado y presupuesto antes de pasar la conversación a un vendedor.

Esta automatización inteligente ahorra tiempo valioso a tu equipo, permitiéndoles concentrarse en cerrar ventas en lugar de responder consultas básicas. Así, cada lead recibe una atención rápida y eficiente, mientras tu equipo se enfoca en las oportunidades más importantes.

Usando la IA de Aurelia para Gestionar Leads

Una vez que conectás WhatsApp e Instagram, la IA de Aurelia se convierte en tu primer punto de contacto con los leads. A diferencia de los chatbots tradicionales que dependen de menús rígidos, Aurelia utiliza "Agentes de IA", sistemas inteligentes que entienden el lenguaje natural, incluyendo modismos y errores de tipeo. Esto significa que tus clientes pueden escribir de forma natural, sin preocuparse por seguir instrucciones específicas.

La configuración es rápida: la IA se entrena en apenas tres minutos analizando tu sitio web. Extrae información clave sobre productos, servicios y precios. Este aprendizaje inmediato, sumado a la organización previa de tus datos, permite que Aurelia responda preguntas específicas desde el primer mensaje y esté disponible las 24 horas. Además, su capacidad para responder de forma inmediata mejora la clasificación de leads desde el inicio.

Calificación Automática de Leads con IA

La calificación de leads es uno de los puntos fuertes de Aurelia. Mediante el "Etiquetado Automático", la IA clasifica y organiza tus contactos en tiempo real, adaptándose al contexto de cada conversación. Esto reemplaza las planillas de Excel estáticas por un CRM dinámico que identifica cuáles leads están listos para comprar y cuáles solo buscan información.

Por ejemplo, si manejás una inmobiliaria, la IA puede preguntar automáticamente sobre presupuesto, zona de interés y plazos de compra antes de derivar el contacto a un vendedor. Esto permite que tu equipo se enfoque en oportunidades de alto valor, mientras la IA gestiona las consultas más generales.

Una vez filtrados los leads, es clave ajustar la comunicación según el canal que estén utilizando.

Personalizando Mensajes para Cada Canal

Cada plataforma tiene su propio estilo, y Aurelia te da las herramientas para adaptar tus mensajes según el canal. Con el "Editor de Agentes" (configurador de respuestas automáticas), podés personalizar el tono y las preguntas para WhatsApp e Instagram, alineándolos con tu estrategia comercial. Incluso es posible asignar agentes específicos a diferentes canales, como uno dedicado a ventas y otro a soporte administrativo.

El modo "Copilot" lleva esta personalización un paso más allá, sugiriendo respuestas basadas en el contexto. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 72%, permitiendo que tu equipo se concentre en construir relaciones con los clientes. Como lo resume Aurelia:

"La IA lee el contexto. La IA escribe la respuesta. Vos solo decís 'SÍ'"

Estas funciones no solo complementan la integración de WhatsApp e Instagram, sino que también refuerzan la gestión centralizada de todos tus leads desde un único CRM conversacional.

Automatizando tareas y mejorando la productividad del equipo

Después de que la IA de Aurelia califica y organiza tus leads, el siguiente paso es liberar a tu equipo de tareas repetitivas. La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también permite que tus vendedores se enfoquen en cerrar ventas en lugar de perder horas en seguimientos manuales. Aquí te mostramos cómo la automatización de seguimientos y la centralización de conversaciones optimizan sus esfuerzos.

Automatización de seguimientos y mensajes programados

El seguimiento manual puede consumir una cantidad significativa de tiempo. Con Aurelia, es posible programar mensajes automáticos para mantener el contacto con los prospectos sin necesidad de intervención humana. Estos recordatorios y seguimientos se envían en el momento adecuado, incluso fuera del horario laboral.

Este sistema no solo reduce los tiempos de respuesta en un 94%, sino que también mejora la experiencia del cliente al garantizar una comunicación constante. Mientras tanto, el equipo puede dedicar su atención a leads con mayor potencial, aumentando así las oportunidades de conversión.

Centralización de conversaciones con resúmenes generados por IA

Gestionar múltiples conversaciones a través de plataformas como WhatsApp e Instagram puede ser un desafío. Aurelia simplifica este proceso al centralizar todas las interacciones en un único Panel de Conversaciones. Además, cada chat incluye un resumen automático creado por IA, lo que elimina la necesidad de revisar largas conversaciones para entender el contexto de cada lead.

Gracias a esta centralización, una buena parte de las consultas puede resolverse sin intervención humana. Esto permite que el equipo se enfoque solo en los casos que requieren atención personalizada. También ayuda a preservar información clave, evitando la pérdida de datos cuando un vendedor deja la empresa.

El modo Copilot complementa estas funciones al sugerir próximas acciones y mensajes contextuales, proporcionando un enfoque más estratégico para gestionar oportunidades comerciales.

Seguimiento de métricas de ventas y rendimiento

Cuando ya tenés automatizadas las tareas repetitivas y todas las conversaciones centralizadas, el siguiente paso es analizar los resultados. Sin datos claros, es imposible saber si tu equipo responde a tiempo o en qué etapa se pierden los leads. Con Aurelia, podés visualizar esta información en tiempo real, sin necesidad de exportar planillas ni hacer cálculos manuales.

Monitoreo de tiempos de respuesta y tasas de conversión

El tiempo de respuesta es clave en las ventas digitales. Entre el 30% y el 50% de los leads se pierden porque no se les responde a tiempo. Aurelia registra automáticamente cuánto tarda cada vendedor en responder, tanto por canal como por lead, ayudándote a detectar problemas antes de que afecten tus resultados.

Un ejemplo concreto: Senda logró reducir su tiempo de respuesta de 4 horas a solo 15 minutos, una mejora del 94%, gracias a la automatización del contacto inicial con la IA de Aurelia. Esto no solo evitó la pérdida de leads, sino que también mejoró la experiencia del cliente al garantizar respuestas rápidas. Desde el Panel de Conversaciones, podés monitorear cada interacción: cuándo ingresó el lead, cuándo fue atendido y si quedó sin respuesta.

Además, el dashboard muestra las tasas de conversión de cada canal. Si descubrís que WhatsApp convierte mejor que Instagram, podés reasignar presupuesto o ajustar tu estrategia de contenido. Esto también ayuda a resolver conflictos comunes entre marketing y ventas. Como señaló un dueño de PyME:

"Marketing dice que los leads están bien. Ventas dice que son malos. No sé quién tiene razón".

Con datos concretos, podés tomar decisiones basadas en hechos y no en suposiciones. Estas métricas son esenciales para entender el rendimiento de cada canal y miembro del equipo.

Análisis de rendimiento por canal y miembro del equipo

Aurelia no solo ofrece métricas generales, también detalla el desempeño individual de cada vendedor y canal. Esto es vital para identificar quién necesita apoyo, quién está cerrando más ventas y qué plataformas generan mejores resultados. Por ejemplo, Nobis Salud aumentó sus ventas un 45% en solo 90 días al detectar oportunidades de alto valor que antes pasaban desapercibidas.

El Panel de Conversaciones te permite ver en tiempo real cómo se gestionan los leads: cuáles fueron calificados automáticamente por la IA, cuáles necesitaron intervención humana y cuáles no se cerraron. También podés identificar patrones, como leads que se enfrían en una etapa específica del embudo, lo que te da la chance de ajustar el script de ventas o los seguimientos automáticos.

Otro beneficio clave es la centralización de datos, que protege tu negocio. Si un vendedor deja la empresa, toda la información de sus conversaciones queda registrada en Aurelia. Esto evita la pérdida de contexto y de oportunidades comerciales. El sistema guarda el historial completo de interacciones, notas y etapas del embudo de cada lead, asegurando que la operación sea continua y no dependa de personas específicas. Así, tu equipo trabaja de manera más ordenada y predecible.

Conclusión

Incorporar un CRM conversacional como Aurelia con WhatsApp e Instagram no es solo una mejora técnica; es un cambio completo en la forma de gestionar tus ventas. Imaginá pasar de perder entre el 30 % y el 50 % de los leads por demoras, a responder en cuestión de minutos. En lugar de lidiar con conversaciones dispersas en distintos dispositivos, centralizás todo en un solo lugar. Y, en vez de depender de la memoria de cada vendedor, contás con un sistema que registra, prioriza y organiza automáticamente.

Los resultados hablan por sí solos. Nobis Salud logró aumentar sus ventas un 45 % en solo 90 días, mientras que Senda redujo su tiempo de respuesta de 4 horas a apenas 15 minutos, lo que representa una mejora del 94 %. Este nivel de eficiencia no es casualidad: es lo que ocurre cuando automatizás tareas repetitivas, respondés a tiempo y enfocás tus esfuerzos en los leads con mayor potencial.

Herramientas como la calificación automática de leads, los resúmenes de conversación impulsados por IA y el copilot comercial, que sugiere los próximos pasos, permiten que tu equipo deje de perder tiempo en tareas manuales y se dedique a lo que realmente importa: cerrar ventas. Además, al contar con métricas claras sobre tiempos de respuesta, conversiones por canal y desempeño de cada vendedor, podés tomar decisiones basadas en datos concretos, dejando de lado las suposiciones.

La verdadera ventaja está en la escalabilidad sin necesidad de sumar personal. Aurelia te permite manejar un mayor volumen de leads, gestionar más canales y crecer de manera predecible, sin que tu operación dependa de personas específicas. Incluso si un vendedor deja la empresa, toda la información queda resguardada y accesible para el resto del equipo.

En definitiva, implementar Aurelia significa transformar el desorden comercial en un sistema ordenado, eficiente y rentable. Es dejar de apagar incendios para construir una estructura que funciona por sí sola, permitiéndote concentrarte en hacer crecer tu negocio.

FAQs

¿Qué opción de WhatsApp me conviene: estándar (QR) o API?

La opción estándar mediante código QR es perfecta para pequeñas empresas o quienes manejan un número limitado de chats. Su principal ventaja es la conexión rápida y sencilla, aunque carece de herramientas avanzadas de automatización y opciones para crecer a gran escala.

Por otro lado, la API de WhatsApp está diseñada para empresas que manejan un alto volumen de conversaciones. Con esta opción, es posible acceder a funciones avanzadas como automatización, integración con sistemas CRM y una gestión centralizada, lo que permite operar de manera más eficiente y con mayor capacidad de expansión.

¿Qué necesita mi cuenta para conectar Instagram a Aurelia?

Para vincular Instagram con Aurelia, es necesario que tu cuenta tenga acceso a la plataforma y que configures los canales de comunicación correctamente. Aurelia permite centralizar y gestionar conversaciones provenientes de múltiples canales digitales, incluido Instagram. Esto facilita el manejo de leads y ventas desde una única herramienta, ahorrando tiempo y mejorando la organización.

¿Cómo se entrena la IA de Aurelia con mi sitio web?

La inteligencia artificial de Aurelia se adapta automáticamente al conectarse con tu sitio web. A través del análisis de conversaciones y datos en tiempo real, mejora constantemente su habilidad para calificar y gestionar leads de forma eficiente. Esto significa que, cuanto más interactúa, más precisa y útil se vuelve.